Sistem Infomasi Manajemen

Pengguna dan Pengembang Sistem

Pendahuluan          

Spesialis – spesialis informasi sebuah perusahaan terdiri atas analisis system, administrator, basis data, webmaster, spesialis jaringan, programmer, dan operator. Para spesialis ini pada awalnya berada dalam unit layanan informasi, namun belakangan mereka mulai dialokasikan ke area – area bisnis. Perusahaan hendaknya mengelola pengetahuan yang di wakili oleh sumber – sumber daya informasinya. Pengetahuan ini terdapat dalam system peranti lunak, database, dan dalam pengetahuan khusus yang dimiliki oleh pengguna computer dan spesialis informasi.

Ketika system informasi di kembangkan oleh spesialis informasi, pengguna tidak diperbolehkan (atau diizinkan) untuk melakukan hal – hal yang krusial atau mendalam, selain akses kebutuhan yang mereka perlukan seperti biasanya. Dewasa ini, banyak pengguna yang melakukan sebagian besar pengembangan sistemnya sendiri (komputasi pengguna akhir), namun ada sebagian yang masih mengandalkan diri pada spesialis – spesialis informasi. Sesungguhnya Pengguna – pengguna sendiri mampu melakukan proses pekerjaan pengembangannya dan mengandalkan spesialis sebagai jasa konsultasi.

Aplikasi – aplikasi otomatisasi kantor yang pertama pada awalnya dirancang untuk digunakan oleh para pegawai secretariat dan juru tulis namun bahwasannya aplikasi tersebut tak berapa lama menyebar ketingkat manajerial dan professional. Aplikasi ini dimungkinkan /di gambarkan sebagai suatu konsep yang disebut sebagai kantor maya, di mana pekerja tidak harus melakukan suatu kegiatan kantor secara fisik bertempat di lokasi kantor agar bisa melaksanakan pekerjaannya. Gerakan kantor maya, yang dipicu oleh telecommuting dan hoteling, menjadi begitu familiar/ popular hingga memperluas konsep dari organisasi maya. Pengembangan system adalah suatu aktivitas yang selalu berevolusi. Bentuk organisasional dan peranan yang dimainkan oleh para pengguna dan spesialis informasi terus – menerus mengalami perubahan.

       I.            Organisasi Layanan Informasi

Kita semua telah menggunakan istilah layanan informasi (information services - SI) untuk menguraikan unit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama – nama lain seperti Divisi SIM atau Departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (information technology _IT) juga sangat populer.

v  Sumber Daya Informasi

Di bab 2 kita telah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras computer, peranti lunak computer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basisdata, dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area – area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.

v  Spesialis Informasi

Di dalam kutipan bahan materi ini menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis informasi pada awalnya meliputi analis system, programmer, dan operator. Kemudian, ditambah lagi dengan administrator basisdata, spesialis jaringan, dan webmaster.

v  Analis Sistem

Spesialis bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan system – system baru dan memperbaiki system – system yang sudah ada. Analis system adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana computer akan membantu menyelesaikan masalah – masalah tersebut.

v  Administrator Basis Data

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administrator basis data (database administrator_DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area utama yaitu: perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan. Dalam uraiannya akan dibahas pada bab ke enam.

v  Webmaster

Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Situs web sering mengandalkan gambar dan bawahan webmaster bertanggung jawab dalam membuat gambar – gambar yang tersedia tetap konsisten dan saling mendukung didalam seluruh halaman situs web. Tugas penting webmaster yaitu melacak orang – orang yang mengunjungi halaman web perusahaan.

v  Spesialis Jaringan

Spesialis jaringan bekerja dengan analis system dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang – bidang komputasi maupun telekomunikasi.

v  Programer

Programmer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh system analis untuk membuat suatu kode program computer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

v  Operator

Tugas operator yaitu menjalankan peralatan komputasi bersekala besar, seperti computer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator bertugas sebagai memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpan data serta melakukan tugas lainnya.

    II.            Struktur Organisasi Layanan Informasi

Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit – unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.

a.       Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi

Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis system dan programmer untuk mengembangkan system-sistem baru dan beberapa orang analis system serta programmer lainnya untuk memelihara system-sistem yang sudah ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.

b.      Struktur Organisasi Inovatif

Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang “ terdesentralisasi secara sentral “ dengan cara memberikan wewenang kepada unit  IS  korporat untuk mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area-area mereka masing-masing.

Sebagai respon atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif, yang disebut model sekutu (partner model), model platform (platform model), dan model terskala (scalable model). Model sekutu yaitu bahwa layanan informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Model Platfrom adalah bahwa layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis. Model berskala yaitu bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.

Jaringan inovasi (innovation network) yang dipergunakan oleh CIO untuk berinteraksi dengan area-area bisnis sehingga aplikasi-aplikasi inovatif dapat dikembangkan, dan jaringan pencari sumber (sourcing network) yang dipergunakan untuk berinteraksi dengan para vendor untuk tujuan mendapatkan sumber daya informasi. Cara pandang inovatif menyadari bahwa fungsi IT bukanlah suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan memberikan semua system informasi kepada para pengguna. Merupakan hal yang perlu bahwa;

1)      IT berinteraksi dengan pengguna maupun vendor

2)      Dan tanggung jawab atas fungsi-fungsi tertentu dialokasikan kepada spesialis-spesialis seperti pejabat informasi divisional dan manajer rekening.

 III.            Komputasi Pengguna Akhir

Di akhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna, pengguna menggunakan produk akhir dari suatu system berbasis computer. Komputasi Pengguna Akhir (end-user computing _FUC), oleh karenanya berarti pengembangan seluruh atau sebagian system informasi oleh pengguna.

Pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama:

§  Dampak pendidikan computer. Awal tahun 1980-an dampak program-program pendidikan computer yang baik di sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan industry mulai terlihat. Jajaran manajer, terutama di tingkat yang lebih rendah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian computer yang baik.

§  Antrian layanan informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dari pada yang dapat mereka tangani. Ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan system kepada layanan informasi.

§  Murahnya peranti keras. Selama terbukanya pasar bebas, pasar dibanjiri oleh computer mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan ditoko langsung.

§  Peranti lunak siap pakai. Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntasi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengambilan keputusan.

 IV.            Pengguna Sebagai Suatu Sumber Daya Informasi

Pengguna dari system informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Dalam memutuskan bagaimana perusahaan akan mempergunakan sumber daya informasinya, manajemen puncak harus memberikan perhatian yang cukup besar tentang bagaimana cara komputasi pengguna akhir akan dilaksanakan, sehingga pada akhirnya akan memaksimalkan manfaatnya dan meminimalkan risikonya.

a)      Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir.

EUC memberikan dua manfaat utama :

1.      Menyamakan kemampuan dan tantangan.

2.      Mempersempit jarak komunikasi.

b)      Risiko Komputasi Pengguna Akhir.

Sebaliknya ketika pengguna akhir mengembangkan system mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah resiko:

1.      Sasaran system yang buruk.

2.      System yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk.

3.      Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien.

4.      Hilangnya integritas data.

5.      Hilangnya keamanan.

6.      Hilangnya kendali.

    V.            Kriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian Yang Dibutuhkan Untuk Karier di Bidang Layanan Informasi.

a.       Pengetahuan Pengembangan system.

Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca, berdiskusi, dan mengamati. Jenis pengetahuan yang memungkinkan seseorang memberikan kontribusi dalam upaya-upaya pengembangan system meliputi pengetahuan computer, pengetahuan informasi, dasar-dasar bisnis, teori system, proses pengembangan system, dan pembuatan model system.

Pengetahuan computer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya computer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. Teori Sistem (system theory) menjelaskan bagaimana cara menggambarkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur system normative.

b.      Keahlian Pengembangan Sistem

Setiap individu biasanya memiliki kemampuan masing-masing yang berbeda berasal dari bakat alamiah, dan proses pembelajaran yang menyempurnakannya. Keahlian pengembangan system meliputi keahlian berkomunikasi, kemampuan analitis, kreativitas, dan kepemimpinan.

Keahlian komunikasi (comunication skills) yaitu kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan, tulisan, atau gambar. Kemampuan analitis ialah studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respon atau solusi. Kreativitas adalah penciptaan idea atau solusi baru yang sepenuhnya atau separuhnya baru. Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya.

c.       Otomatisasi Kantor

Dilihat dari namanya, otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi computer, pada pekerjaan kantor. Otomatisasi kantor (office automation-  OA) meliputi seluruh system elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang di dalam maupun di luar perusahaan. Satu keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

d.      Kantor Maya

Kemampuan otomatisasi kantor untuk menghubungkan orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. OA bahkan membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan dikantor sebagai gantinya, pekerjaan seperti itu dapat dilakukan di manapun karyawan berada. Konsep kantor maya yaitu pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir disemua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik.

 

e.       Telecommuting

Istilah telecommuting diperkenalkan yaitu merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “ pergi “ ke tempat kerja. Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi.

 VI.            Organisasi Maya

Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan - Sebuah organisasi maya. Di sebuah organisasi maya, operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik.